Die Fakultät für Medizin sucht zum sofortigen Eintritt eine*einen versierte*n Front-Office-Mitarbeiter*in in administrativer Allrounder-Funktion für den Standort Walcherstraße .
Ihre Aufgaben
- Lehrbetriebsorganisation: Betreuung der Lehrenden (persönlich, telefonisch, per E-Mail) und Schnittstelle zwischen Lehrenden, Back Offices, SSC und IT.
- Administrative Unterstützung: Verwaltung von Anwesenheitslisten, Datenpflege, Uploads von Lehrmaterialien, Prüfungsorganisation und Postbearbeitung.
- Rechnungs- und Zahlungsabwicklung: Prüfung und Freigabe von Honorarnoten, Refundierungen, Reisekosten und Aufwandsentschädigungen.
- Bestellungen und Facility Management: Organisation von Büro- und Küchenmaterialien, Schlüsselverwaltung, sowie Pflege und Ordnung in Büro- und Gemeinschaftsräumen.
- Projektmanagement-Unterstützung: Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Nachverfolgung von Projekten, Terminüberwachung und Dokumentation. Unterstützung in der Buchhaltung: Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen, Kommunikation mit der Buchhaltung und monatliche Abrechnung und Abwicklung von Zahlungen.
Unser Angebot
- Ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich in einem kollegialen Team.
- Ein langfristiges Dienstverhältnis und Benefits wie Apothekenrabatt, Zahnklinik direkt am Campus, psychologische und psychotherapeutische Betreuungsangebote, Jahreskarte der Wiener Linien.
- Angenehmes Arbeitsumfeld an unserem modernen Campus mit klimatisierten Büros mitten im lebendigen WU-Viertel und optimaler Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz.
- Mindestentgelt von EUR 2.400,00 brutto monatlich auf Basis Vollzeit. Bereitschaft zu Überzahlung in Abhängigkeit von Erfahrungen und Qualifikation.
Das Dienstverhältnis wird zunächst für die Dauer von sechs Monaten befristet vereinbart. Bei beidseitigem Einvernehmen geht das Dienstverhältnis nach Ablauf der Befristung in ein unbefristetes Dienstverhältnis über.
Ihr Profil
Für diese abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit mit folgenden Qualifikationen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW) oder vergleichbare Qualifikation.
- Erfahrung im Office-Management oder in einer ähnlichen Position von Vorteil.
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse, Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit.
- Zuverlässige, selbstständige und serviceorientierte Persönlichkeit.
- Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.
Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung mit CV und Bewerbungsschreiben/Motivationsschreiben an Kristin Beschnitt, M.A.I.S.