Teamassistenz (m/w/d) – Office & Operations Allrounder:in (Vollzeit)
Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind? Organisation ist für dich keine Pflicht, sondern Profession – und du willst dort arbeiten, wo Exzellenz und Eigenverantwortung zählen? Dann suchen wir dich. Als Change-Beratung gestalten wir bei Wonderwerk die Zukunft von Organisationen – mit klarem Fokus auf nachhaltige Transformation, Innovation und Leadership. Für unser Team in Wien suchen wir eine engagierte, vorausschauende und technologieaffine Persönlichkeit, die unsere internen Abläufe mitdenkt, gestaltet und kontinuierlich verbessert.
Deine Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und dynamisch
Office- und Team-Support
- Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
- Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
- Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
- Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
- Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
- Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung
Finanzen & Administration
- Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
- Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
- Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld
HR-Support & Teamkultur
- Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
- Begleitung von Onboardings und Offboardings
- Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten
Kommunikation, CRM & Marketing
- Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
- Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
- Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems
Technologie & Automatisierung
- Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
- Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
- Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise
Was du mitbringst
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
- Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
- Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
- Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
- Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
- Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
- Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit
Was dich bei Wonderwerk erwartet
- Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
- Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
- Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
- Zahlreiche Benefits: Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.
Unser Unternehmen
Unsere Performance-Kultur
Wonderwerk steht für Exzellenz, Gestaltungswille und konsequente Weiterentwicklung – auf individueller wie organisationaler Ebene.
Wir vertrauen auf Eigenverantwortung, kontinuierliches Lernen und konstruktives Feedback.
Wir arbeiten ambitioniert, fokussiert und mit dem Anspruch, unsere Kund:innen wie Kolleg:innen nachhaltig zu begeistern.
Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?
Dann sende deine Bewerbung inkl. Lebenslauf und relevanter Zeugnisse an [email protected]
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