Administrative Assistenz

Was Sie erwartet

• Institutsleitung unterstützen: Sie unterstützen die Institutsleitung in der administrativen und organisatorischen Führung
• Forschung unterstützen: Sie halten die Dinge am Laufen, übernehmen allgemeine Sekretariatsagenden und tragen so zur Top-Leistung unserer Wissenschaftler*innen bei
• Studienbetrieb koordinieren: Sie melden Lehrveranstaltungen ein und organisieren Raumbuchungen sowie Informationsaussendungen an Studierende
• Studierende betreuen: Sie sind kompetente*r und serviceorientierte*r Ansprechpartner*in für Studierende und Mitarbeitende und unterstützen das Front Office unseres Departments
• Kommunikation unterstützen: Sie sind die Kommunikationsschnittstelle des Instituts, sorgen für eine eigenverantwortliche Durchführung der Korrespondenz, betreuen die Website und sind in Kontakt mit anderen Einheiten der WU
• Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Sitzungstermine, Klausurtagungen sowie interne und externe Veranstaltungen des Instituts
• Reiseplanung und -abwicklung: Sie unterstützen die Planung, Administration und Abwicklung des Reisemanagements (Flugbuchungen, Reiseplanung, Refundierung, usw.)
• Kosten kalkulieren und kontrollieren: Sie behalten unsere Budgets im Auge – von Projekt- und Fahrtkosten über Drittmittel bis zum Einsatz von Tutor*innen
• Bestellungen und Rechnungen prüfen: Sie sind zuständig für das Bestellmanagement und kümmern sich darum, dass die entsprechenden Lieferungen richtig erbracht und abgerechnet sind (z.B. Büromaterial)

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen über die Matura oder eine Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Einschlägige Berufserfahrung: Sie bringen organisatorisches Talent und Sekretariatserfahrung mit – idealerweise im universitären Umfeld
• Unser Team ergänzen: Sie fügen sich kollegial ins Team ein
• IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und haben Interesse, für Website-Aktualisierungen Typo-3 zu lernen
• Selbständig und teamfähig: Sie sind eigeninitiativ, erkennen, wo man anpacken muss und haben gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren
• Sprachkompetenz: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zahlenaffin: So gut, wie Sie mit Worten umgehen können, schaffen Sie das auch im Umgang mit Zahlen – Basiskenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil
• Lernfähigkeit: Sie sind lernfähig und bereit sich in vielfältigen Bereichen weiterzubilden, um ihre Stärken weiter auszubauen

Was wir Ihnen bieten

• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Mobiles Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten