Description
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Field Administrator Wholesale & Retail (m/w/d) in Wien
Für unser Commercial Team in Wien/Österreich suchen wir einen Field Administrator Wholesale & Retail (m/w/d) zur Verstärkung des Backoffice-Bereichs. Die Position umfasst umfassende organisatorische, administrative sowie koordinative Aufgaben in den Bereichen Retail & Wholesale für den österreichischen Markt und teilweise DACH-übergreifend.
Deine Aufgaben:
- Erstellung von Präsentationen & Auswertungen: Aufbereitung von Analysen, Reportings und Präsentationen für Management, Außendienst oder Markenpartner (inkl. Door Visits, Challenges, Sell Out)
- Planung, Verfolgung and Analyse von Sell Out Zielen der Retail Türen
- Administrative Betreuung des Außendienstes: Unterstützung bei Onboarding, Reiseplanung, IT/HR-Schnittstellen und operativen Fragen zu internen Systemen (z. B. Marketplace, Helpdesk, Concur)
- Koordination mit Retail- und Wholesale-Teams: Planung und Organisation von regelmäßigen Team-Calls (Retail & Wholesale); Unterstützung bei internen Abstimmungen und Booklet-/Visitform-Erstellung
- Pflege und Verwaltung von Daten & Listen: Erstellung und Aktualisierung von Kunden-, Preis-, Tester- und Adresslisten für den österreichischen Markt; Weitergabe relevanter Informationen an interne und externe Stellen
- Systempflege und Datenmanagement (SFA, IPPOS, XStore): Eigenverantwortliche Pflege und Uploads in internen Systemen, Kontrolle von Arbeitszeiten, Neuanlagen und Fehlerbearbeitung
- Organisatorische Betreuung im laufenden Geschäft: Bestellung von Arbeitsmaterialien (z. B. Geräte, Visitenkarten), Geburtstags- und Jubiläumsorganisation innerhalb des Commercial Teams
- Zusammenarbeit mit Supply Chain & Key Accounts: Monitoring spezifischer Logistikthemen (z. B. Produktgrößenverfügbarkeit) und Kommunikation an Key Account Management bzw. Sales Management
- Unterstützung bei Events & Jahresplanungen: Organisation und Pflege des DACH-Eventkalenders sowie Vorbereitung von Jahresgesprächen und -unterlagen
- Schnittstellenfunktion zu Marken und Abteilungen: Bearbeitung markenspezifischer Rückfragen und Koordination länderspezifischer Informationen (ggf. auf DACH-Level)
Qualifications
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mind. 3-jährige Erfahrung im Vertrieb, Backoffice, Administration und/oder Assistenztätigkeiten
- Sicherer Umgang mit Programmen und IT, insbesondere Excel, SAP-Kenntnisse wünschenswert
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- Lösungsorientierte und proactive Arbeitsweise
- Leidenschaft für die Welt der Luxuskosmetik
- Starke Fähigkeiten zur funktionsübergreifenden und kooperativen Zusammenarbeit
- Organisiertes und selbstständiges Arbeiten
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